Tingkatkan efektifitas pengolahan Data Excel dengan Dynamic VLookUp

Di zaman yang sudah sangat modern, pengolahan data tentu saja merupakan salah satu Skill Set yang wajib dimiliki dalam industri profesional dan salah satu aspek penting dalam pengolahan data adalah penguasaan teknis atas aplikasi yang digunakan.

                Lantas aplikasi apa yang saat ini sangat marak digunakan untuk melakukan pengolahan data? Benar, Microsoft Excel, siapa yang tidak menggunakan atau bahkan tidak tau aplikasi Powerful nan Ajaib ini? Dengan kompleksitas fungsi pada program yang dapat sangat luas dieksplor, Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi terbaik untuk dipelajari secara mendalam dan komprehensif.

                Nah pada artikel ini, Saya akan membahas salah satu fungsi yang Saya temukan di Microsoft Excel, yang sekiranya akan sangat berguna dalam perihal pengolahan data, yaitu fungsi Standard VLookUp namun dikombinasikan dengan Dynamic Value pada Index Parameter, sehingga Saya beri nama Dynamic VLookUp, barangkali diluar sana istilah terkait sudah digunakan untuk fungsi lain di Microsoft Excel, Saya mohon maaf, karena artikel ini murni hasil pemikiran Saya, hehehe.

                Lalu apasih sebenarnya fungsi dari Dynamic VLookUp yang dari tadi Saya bahas, mungkin kita bisa masuk ke fungsi utama VLookUp terlebih dahulu, yaitu mencari data yang cocok diantara dua tabel data, kemudian menampilkan output berdasarkan Index Data yang ditentukan, yang mana bisa saja data itu sendiri / data yang sedang dicocokan atau atribut atas data yang berhasil dicocokan, sebagai ilustrasi mari kita lihat data berikut:

Apabila kita ingin melengkapi Data nama pada Tabel B, yang acuannya menggunakan Data Nomor pada Tabel B yang dicocokan dengan Data Nomor pada Tabel A, maka kita dapat menggunakan fungsi VLookUp standar dengan Syntax dan hasil sebagai berikut

=VLOOKUP(F4,B:D,2,FALSE)

Terjemah Syntax : Cari Value pada Cell F4 di Tabel A (Column B s.d D), apabila Data cocok, tarik atribut pada Index ke 2 dengan skema (Column B – Nomor = Index 1, Column C – Nama = Index 2 dan Column D – Kelas = Index 3)

Fungsi diatas tentu boleh-boleh saja digunakan karena memang sesuai prosedur, namun bagaimana apabila atribut yang ingin dipanggil cukup banyak? Semisal 14 Index? Pasti akan sangat memakan waktu bukan? Menentukan Index Static satu-persatu pada masing-masing Column, maka dari itulah Saya mencetuskan Dynamic VLookUp ini, hehehe.

Mari kita coba dengan skema yang sedikit lebih luas, dengan bentuk Tabel kurang lebih sebagai berikut:

                Dalam Case berikut, kita dapat membuat satu Syntax Complex, yang dapat kita Apply ke seluruh Column yang perlu dilengkapi secara otomatis, yaitu dengan Dynamic VLookUp.

                Sediakan Row khusus diatas Tabel yang akan dilengkapi, untuk penyediaan Data Index yang akan digunakan oleh permasing-masing Column, semisal dalam Case ini, Saya Set 2 dan 3, setelah itu, gunakan Syntax dibawah ini, sehingga hasil Output pada Table B akan menjadi seperti ini:

=VLOOKUP($F5,$B:$D,G$3,FALSE)

                Syntax diatas terlihat Simple, namun sangat Versatile, dapat kita sama-sama perhatikan, bahwa setiap Parameternya diisi menggunakan Value suatu Cell yang bersifat dinamis dan bukan angka Static yang kita Set diawal.

                Bagaimana bisa 1 Syntax dapat otomatis mengakomodir kebutuhan terkait? Pertanyaan bagus, mari kita bedah sekaligus Saya jelaskan per Parameternya.

                Kita pahami dulu struktur dasar fundamental Syntax VLookUp, yakni sebagai berikut:

=VLOOKUP(“Field yang akan dicari”,”Sumber Tabel Pencocokan”,”Index Atribut yang di Tampilkan”,”Range(Opsional)-Dapat Diisi False”)

Pada Parameter “Field yang akan dicari” Cell F5 sudah dikunci bagian Columnnya $F5, sehingga pengecekan akan terus-menerus terkait ke kolom nomor pada Table B, meskipun Syntax digeser ke kolom manapun namun secara Row akan tetap bersifat dinamis apabila Syntax digeser ke bawah (Row manapun).

                Pada Parameter “Sumber Tabel Pencocokan” apabila sudah memilih sumber Tabel berdasarkan Column (Tanpa Cell), pastikan kedua kolom sudah terkunci, agar saat Syntax digeser, acuan Tabel Pencocokan tetap         tinggal pada Column yang pertama kita Set, contoh: $B:$D .

                Setelah itu pada Parameter “Index Atribut yang di Tampilkan” sudah tidak lagi menggunakan angka, melainkan menggunakan Cell Value yang kita Set pada Row Dynamic Index, namun demikian Paramter tersebut juga harus dikunci selayaknya Cell F5, tapi bedanya, untuk skema diatas, yang kita kunci disini adalah Key Row/barisnya, sehingga apabila Syntax digeser menurun, acuan Index akan selalu sama namun secara Column akan tetap bersifat dinamis apabila Syntax digeser ke samping, contoh: G$3.

                Sedangkan untuk Range dapat disesuaikan dengan kebutuhan, apabila sudah sampai saat ini, selamat! Maka proses pembuatan Query terkait Case terkait sudah selesai dan dapat digeser ke seluruh Field dengan pola yang serupa.

                Demikian artikel kali ini, semoga informasi yang Saya sampaikan bermanfaat, Saya Indra selaku Technical Consultant RAK sekaligus Content Writer mengucapkan, sampai ketemu diartikel-artikel menarik berikutnya, Stay Updated, Stay Efficient, See Ya!

ERP Implementer Epicor Indonesia E-Budgeting ERP Implementation Epicor Implementer Epicor Implementation ERP Indonesia EPICOR Customization Consulting Ellipse ERP EPICOR HCM Syspro Implementer Syspro Indonesia ERP Small Medium Small Medium ERP Small Medium ERP Implementer ERP EPC Software ERP EPC Systems ERP for EPC Companies Procurement and Construction Microsoft Dynamic EPC QAD ERP Indonesia SAP ERP EPC Systems ERP Indonesia Oracle ERP Indonesia QAD ERP Indonesia SAP Distribusi elektronik Microsoft Dynamic Corporate Performance Management CPM Software Cyber Defense Cyber Security EAM Implementation EAM Implementer IBM MAXIMO MAXIMO Implementation MAXIMO Implementer MAXIMO Indonesia

Kontributor: Indra Arga

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *