Kick Off Project Ellipse ERP/EAM Implementation and Financial Consolidation using MAXICO Implementation (Indonesian Version)

PT Jhonlin Group (JG) merupakan induk perusahaan dari beberapa unit usaha di berbagai bidang, diantaranya pertambangan, jasa pelabuhan, jasa transportasi udara, bongkar-muat di laut lepas, agro bisnis, jasa keamanan, hingga infrastruktur dan manufaktur. JG juga menggunakan Ellipse Sistem sebagai sistem informasi guna menjaga integrasi yang bersinergi antar unit. Sebagaimana layaknya Holding Company yang lain, JG juga sudah melakukan proses konsolidasi Laporan Keuangan, khususnya untuk anak perusahaan di bidang Mining. Hal ini selain sebagai realisasi dari fungsi Holding dalam menyajikan laporan keuangan yang terkonsolidasi, juga sebagai bentuk dalam memenuhi mekanisme PSAK sebagai pedoman akuntansi di Indonesia. Masih terdapat beberapa kendala JG dalam melakukan proses konsolidasi Laporan Keuangan untuk anak-anak perusahaan. Beberapa kendala tersebut antara lain prosesnya yang masih dilakukan secara manual, juga masih terdapat 1 (satu) anak perusahaan di grup mining yang masih belum standard dalam penggunaan system maupun struktur Chart of Account, yaitu PT Jhonlin Marine Lines (JML).

PT Jhonlin Marine Lines (JML) sebagai anak perusahaan JG yang bergerak di bidang jasa Stevedoring, Forwarding, dan Marine Terminal Operator yang menunjang kegiatan operasional perusahaan yang tergabung dalam Jhonlin Group dan juga melayani perusahaan lain, proses bisnis di JML masih dikelola secara tidak terintegrasi dan belum memanfaatkan teknologi yang tepat guna dalam menunjang kegiatan operasional. Saat ini salah satu hal yang masih menjadi masalah utama di JML adalah sistem pelaporan yang terintegrasi, akurat, tepat waktu, dan berkualitas, serta belum dapat dihasilkannya laporan Laba Rugi per aktivitas stevedoring yang merupakan salah satu prasyarat mutlak untuk menjadi perusahaan jasa stevedoring bertaraf internasional. Sejalan dengan perkembangan JML yang terus meningkat, maka pengelolaan asset dan sumber daya yang ada perlu ditingkatkan. Untuk mewujudkan pencapaian ini salah satunya diperlukan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan seluruh bisnis proses yang ada.

Target utama dari Implementasi Ellipse di JML adalah untuk menyeragamkan Chart of Account semua anak perusahaan di bawah Jhonlin Group sehingga lebih mempermudah proses pembuatan Laporan Konsolidasi Group Mining karena sudah memiliki struktur Chart of Account yang sama. Selain itu, agar Implementasi Ellipse di JML memiliki nilai tambah, maka perlu terdapat tujuan lain yang memiliki nilai tambah khususnya yang sejalan dengan proses bisnis spesifik JML. Dengan penerapan sistem Ellipse, laporan yang handal, yang merupakan output dari sistem tersebut dapat menjadi tolok ukur keberhasilan organisasi di JML. Dengan penerapan Ellipse pula maka akan menunjang untuk dapat diimplementasikannya aplikasi Financial Consolidation di JG. Implementasi Ellipse ini juga bertujuan untuk membangun suatu aplikasi yang seragam dan terintegrasi di JML, yang mencakup area Finance Accounting, Supply Chain, Operation & Maintenance, dan Human Resources. Dengan demikian, terdapat satu sistem standard yang digunakan di lingkungan Jhonlin Group dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Dengan keseriusan JG dan JML menuju visi perusahaan untuk menjadi perusahaan jasa pertambangan terpadu terkemuka dibuktikan dengan Implementasi Ellipse ERP/EAM dan Implementasi Financial Consolidation dengan menggunakan aplikasi MAXICO. Khusus untuk Ellipse, sistem ini juga satu-satunya perangkat lunak yang secara khusus dapat menangani industri pertambangan dan asset intensive, yang dapat meningkatkan dan memaksimalkan produktivitas dan efisiensi di setiap area organisasi. Proyek ini mencakup 2 (dua) kegiatan utama di bawah ini:

  1. Ellipse Implementation di PT Jhonlin Marine Lines
  2. Financial Consolidation Imlpementation di PT Jhonlin Group

Sebagai momentum awal pelaksanaan proyek, semua kegiatan secara resmi dimulai pada hari Jumat, 25 November 2016, dengan Kick-Off Meeting, bertempat di JG Head Office, Batulicin, Kalimantan Selatan. Kick-Off diresmikan oleh CEO PT Jhonlin Group, Bapak Ghimoyo, dan dihadiri oleh:

  • JG CEO (Bpk Ghimoyo)
  • JG CFO (Bpk Feriyandi)
  • JG MIS Div Head (Bpk Rinto)
  • JML GM Operation, representing JML CEO (Bpk Alfred Loai)
  • JG GM Procurement
  • JML All Managers
  • JG IT Team
  • and most of the JML employees

Dengan dimulainya proyek ini diharapkan anggota team proyek dari kedua pihak dapat bekerja secara bersinergi dan bekerja sama dengan baik demi tercapainya tujuan utama proyek secara optimal. Kick off meeting merupakan rapat awal proyek dengan tujuan untuk menyamakan presepsi  diantara semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek, menyangkut prosedur dan teknis pelaksanaan proyek. Kick off Meeting juga sebagai kesempatan untuk menyelaraskan semangat dan cita-cita dalam suatu proyek sebelum proyek tersebut dimulai.  Dalam Kick off meeting, semua hal yang berhubungan dengan tatacara pelaksanaan seperti prosedur komunikasi, perijinan, keselamatan kerja serta prosedure administrasi lainnya ditetapkan sebagai dasar bagi setiap komponen pelaksana proyek seperti pemilik proyek, pengelola proyek, kontraktor maupun sub-kontraktor untuk melaksanakan tugas dan perannya masing-masing. Tanpa adanya dasar/presepsi yang sama, maka pelaksanaan proyek nantinya tidak akan berjalan dengan lancar.

Proyek ini akan memberikan kontribusi terhadap JG dan JML dengan cara sebagi berikut:

Growth

  1. Informasi dari sistem Ellipse dapat digunakan untuk menghasilkan Laporan Keuangan dan Dashboard Bisnis untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
  2. Platform sistem Ellipse yang terpusat dengan fungsi terintegrasi untuk memenuhi kebutuhan fungsional dan bisnis di JG dan JML.
  3. Sistem ERP Ellipse yang dapat memenuhi pertumbuhan bisnis masa depan.

Efficiency

  1. Meningkatkan produktivitas kerja.
  2. Mengurangi jumlah pekerjaan manual.
  3. Meningkatkan kontrol biaya operasional dan overhead.
  4. Meningkatkan penyediaan data secara real time.
  5. Meningkatkan pengambilan keputusan untuk JG dan JML.

Quality

  1. Meningkatkan penelusuran dan history data.
  2. Meningkatkan pengalaman dan pelayanan kepada user di operasional sehari-hari.
  3. Meningkatkan kualitas data yang lebih baik.
  4. Meningkatkan audit internal dan kontrol untuk operasional antar departemen.