IMPLEMENTASI ERP
- Keberhasilan implementasi terutama tergantung pada seberapa dekat konsultan implementasi, pengguna dan vendor bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.
- Konsultan implementasi harus memahami kebutuhan pengguna, memahami realitas bisnis yang berlaku, dan merancang solusi bisnis dengan mengingat Penggunalah yang akan mendorong implementasi dan oleh karena itu semua faktor ini keterlibatan aktif di semua tahap implementasi sangat penting untuk keberhasilan implementasi secara keseluruhan.
- Penting untuk diingat bahwa ERP adalah alat yang memungkinkan, yang membuat seseorang melakukan pekerjaannya dengan lebih baik, yang tentu saja membutuhkan upaya tambahan.
- Selama implementasi, paket standar mungkin mengalami perubahan yang mungkin sederhana atau perubahan ‘fungsi’ yang besar. Menerapkan perubahan tersebut dikenal sebagai Kustomisasi.
- Isi paket dikenal sebagai modul dan modul dibagi lagi menjadi Komponen.
- Peran dan tanggung jawab karyawan harus diidentifikasi dengan jelas, dipahami dan karyawan harus menerima proses dan prosedur baru yang dikonfigurasi dalam sistem yang ditetapkan dalam sistem ERP.
- Pada saat yang sama proses dan prosedur ini harus sederhana dan ramah pengguna.
- Paket ERP yang dikelola dengan baik dan diimplementasikan dapat memberikan pengembalian investasi 200 persen sedangkan yang diterapkan dengan buruk dapat menghasilkan pengembalian investasi serendah 25 persen.
Keputusan untuk mengimplementasikan ERP harus didasarkan pada kasus bisnis yang rasional.
- Pembenaran teknologi termasuk kebutuhan untuk mengikuti tren teknologi terbaru, mengintegrasikan fungsi sistem yang berbeda, menggabungkan akuisisi dengan kemampuan baru seperti aksesibilitas web ke dalam lingkungan bisnis.
- Perbaikan proses menangani tindakan yang menghasilkan pengurangan biaya pribadi dan TI.
- Peningkatan produktivitas mencakup kebutuhan untuk menutup siklus keuangan dan meningkatkan produksi secara keseluruhan dari sudut pandang perusahaan.
- Pertimbangan strategis untuk menerapkan strategi baru yang tidak didukung oleh perangkat lunak saat ini, meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan, menanggapi daya tanggap kompetitif.
“Big Bang” atau Implementasi Bertahap?
- Implementasi “big bang” melibatkan penerapan semua modul di semua lokasi pada waktu yang sama. Karakteristik pendekatan ini mencakup tidak perlunya antarmuka sementara, persyaratan terbatas untuk memelihara perangkat lunak lama, fungsionalitas lintas-modul, dan biaya keseluruhan jika tidak ada kemungkinan yang muncul.
- Implementasi bertahap satu atau kelompok pada satu waktu, seringkali satu lokasi pada satu waktu. Manfaat pendekatan meliputi: kelancaran kebutuhan sumber daya, kemampuan untuk fokus pada modul tertentu, ketersediaan sistem warisan yang ada, sebagai fallback, pengurangan risiko, pengetahuan yang diperoleh dengan setiap fase dan kegunaan sistem kerja yang dapat dibuktikan.
- Pendekatan bertahap: Pendekatan ini melibatkan penerapan yang bertahap atas perubahan yang berbeda ke unit bisnis atau wilayah yang berbeda.
- Implementasi paralel: Pendekatan ini melibatkan ERP dan sistem yang ada yang berjalan bersama untuk jangka waktu tertentu.
- Pergantian instan (flip-the-switch): Pendekatan ini dalam biaya yang lebih rendah memotivasi pengguna untuk beralih ke sistem baru dan mengurangi kebutuhan akan sistem yang berlebihan, namun cenderung berisiko, membuat stres bagi pengguna dan membutuhkan perencanaan kontingensi tingkat tinggi .
Metodologi Implementasi ERP
Beberapa langkah terlibat dalam implementasi paket ERP yang khas. Ini adalah:
- Mengidentifikasi Kebutuhan: Beberapa pertanyaan dasar, yang harus dijawab, adalah:
- Mengapa paket ERP harus diimplementasikan?
- Apakah itu akan meningkatkan profitabilitas?
- Bisakah waktu pengiriman produk dikurangi?
- Bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan dalam hal kualitas, biaya, waktu pengiriman dan layanan?
- Apakah ini akan membantu mengurangi biaya produk?
- Bagaimana hal itu dapat membantu meningkatkan omset bisnis dan pada saat yang sama mengurangi tenaga kerja?
- Apakah mungkin untuk merekayasa ulang proses bisnis?
- Mengevaluasi situasi bisnis “SEBAGAIMANA ADANYA”:
Untuk memahami situasi bisnis saat ini, berbagai fungsi harus didaftar terlebih dahulu.- Total waktu yang dibutuhkan oleh proses bisnis.
- Jumlah poin keputusan yang ada dalam skenario saat ini.
- Jumlah Departemen/Lokasi proses bisnis.
- Aliran informasi dan peruteannya.
- Jumlah titik pelaporan yang tersedia saat ini.
- Situasi ‘Akan’:
Memutuskan situasi ‘Akan’ yang diinginkan: Konsep ‘Pembandingan’ digunakan untuk melihat bahwa proses yang dicapai adalah yang terbaik di industri. Benchmarking dilakukan pada berbagai faktor seperti biaya, kualitas, layanan, dll. Konsep ini memungkinkan untuk mengoptimalkan proses untuk mendapatkan manfaat secara keseluruhan. - Rekayasa ulang proses bisnis: Rekayasa ulang proses bisnis dilakukan untuk
- Mengurangi waktu siklus proses bisnis.
- Untuk mengurangi jumlah poin keputusan seminimal mungkin.
- Memperlancar arus informasi dan menghilangkan arus informasi yang tidak diinginkan.
PASCA IMPLEMENTASI
Untuk memulai dari awal, banyak masalah pasca implementasi dapat ditelusuri ke harapan dan ketakutan yang salah. Harapan dan ketakutan yang dimiliki manajemen perusahaan dari ERP telah banyak dipublikasikan. Tentu saja, beberapa kesalahan untuk ini adalah pada vendor ERP dan promosi penjualan pra-implementasi mereka. Beberapa harapan yang terjadi secara umum adalah:
- Sebuah perbaikan dalam proses
- Peningkatan produktivitas di semua lini.
- Otomatisasi total dan pembubaran semua proses manual.
- Peningkatan semua indikator kinerja utama.
- Penghapusan semua pencatatan manual.
- Sistem informasi secara real-time tersedia berdasarkan kebutuhan.
- Integrasi total dari semua operasi.
MASALAH RISIKO DAN TATA KELOLA DALAM ERP
Organisasi menghadapi beberapa risiko bisnis baru ketika mereka bermigrasi ke sistem ERP terintegrasi yang real-time. Risiko tersebut antara lain:
- Titik kegagalan tunggal: Karena semua pemrosesan data dan transaksi organisasi berada dalam satu sistem aplikasi dan pemrosesan transaksi berada dalam satu sistem aplikasi. Perubahan struktural personel yang signifikan dan perubahan struktur organisasi yang terkait dengan rekayasa ulang atau perancangan ulang proses bisnis.
- Perubahan peran pekerjaan: transisi peran pengguna tradisional ke peran berbasis pemberdayaan dengan akses yang jauh lebih besar ke informasi perusahaan secara real time.
- Online, real-time: Lingkungan sistem online real-time membutuhkan lingkungan bisnis berkelanjutan yang mampu memanfaatkan kemampuan baru aplikasi ERP dan merespons dengan cepat setiap masalah yang memerlukan pemasukan kembali informasi.
- Manajemen perubahan: Merupakan tantangan untuk merangkul lingkungan yang terintegrasi erat ketika proses bisnis yang berbeda telah ada di antara unit bisnis begitu lama. Tingkat penerimaan pengguna terhadap sistem memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keberhasilannya. Pengguna harus memahami bahwa tindakan atau kelambanan mereka berdampak langsung pada pengguna lain dan, oleh karena itu, harus belajar untuk lebih rajin dan efisien dalam melaksanakan tugas mereka sehari-hari. Oleh karena itu, pelatihan yang cukup besar diperlukan untuk pengguna yang biasanya berjumlah besar.
- Pengalaman komputasi terdistribusi: Kurangnya pengalaman dalam menerapkan dan mengelola teknologi komputasi terdistribusi dapat menimbulkan tantangan yang signifikan.
- Akses sistem yang luas: Peningkatan akses jarak jauh oleh pengguna dan pihak luar dan integrasi yang tinggi di antara fungsi-fungsi aplikasi memungkinkan peningkatan akses ke aplikasi dan data.
- Ketergantungan pada bantuan eksternal: Organisasi yang terbiasa dengan sistem warisan internal mungkin mendapati bahwa mereka harus bergantung pada bantuan eksternal. Kecuali jika bantuan eksternal tersebut dikelola dengan baik, hal itu dapat menimbulkan elemen keamanan dan risiko pengelolaan sumber daya yang dapat membuat organisasi menghadapi risiko yang lebih besar.
- Antarmuka program dan konversi data: Antarmuka ekstensif dan konversi data dari sistem lama dan perangkat lunak komersial lainnya seringkali diperlukan. Oleh karena itu, eksposur integritas data, keamanan, dan persyaratan kapasitas untuk ERP seringkali jauh lebih tinggi.
- Keahlian audit: Keahlian spesialis diperlukan untuk mengaudit dan mengendalikan lingkungan ERP secara efektif. Kompleksitas relatif sistem ERP telah menciptakan spesialisasi sedemikian rupa sehingga setiap spesialis mungkin hanya mengetahui sebagian kecil dari fungsionalitas keseluruhan ERP dalam modul inti tertentu,
Mengapa proyek ERP sering gagal?
- Jika orang-orang di departemen berbeda yang akan menggunakan ERP tidak setuju bahwa metode kerja yang tertanam dalam perangkat lunak lebih baik daripada yang mereka gunakan saat ini, mereka akan menolak menggunakan perangkat lunak atau ingin TI mengubah perangkat lunak agar sesuai dengan cara mereka saat ini melakukan sesuatu. Di sinilah proyek ERP rusak.
- Pertengkaran politik meletus tentang bagaimana atau bahkan apakah perangkat lunak akan diinstal. TI terjebak dalam upaya penyesuaian yang lama dan mahal untuk memodifikasi perangkat lunak ERP agar sesuai dengan keinginan para penguasa bisnis yang kuat.
- Penyesuaian membuat perangkat lunak lebih tidak stabil dan lebih sulit untuk dipelihara ketika akhirnya benar-benar hidup. Karena ERP mencakup begitu banyak hal yang dilakukan bisnis, kegagalan dalam perangkat lunak dapat membuat perusahaan terhenti, secara harfiah.
- Kesalahan yang dibuat perusahaan adalah berasumsi bahwa mengubah kebiasaan orang akan lebih mudah daripada menyesuaikan perangkat lunak. Jika orang menolak perubahan, maka proyek ERP lebih mungkin gagal.
KEHIDUPAN SETELAH IMPLEMENTASI
Beberapa hal yang harus dilakukan masing-masing pihak adalah:
- Kembangkan deskripsi pekerjaan baru dan struktur organisasi agar sesuai dengan skenario pasca ERP.
- Tentukan kesenjangan keterampilan antara pekerjaan yang ada dan pekerjaan yang dibayangkan.
- Menilai persyaratan pelatihan dan membuat serta mengimplementasikan rencana pelatihan.
- Mengembangkan dan mengubah kebijakan SDM, keuangan, dan operasional agar sesuai dengan lingkungan ERP masa depan
- Mengembangkan rencana untuk penyesuaian logistik tenaga kerja.
Implementor ERP di Indonesia Epicor Indonesia Epicor Implementer Epicor Implementation Ellipse ERP HRM Software Application HCM Software Application Syspro Implementer Syspro Indonesia Small Medium ERP Implementer General Construction Software EPC Software Application EPC QAD Distribusi elektronik Oracle Distribusi Elektronik QAD Distribusi elektronik SAP Distribusi medical devices SAP Industri Makanan Minuman Oracle Industri Makanan Minuman SAP QAD EPC QAD ERP Indonesia QAD distribusi elektronik QAD Elektronik
Kontributor : Tjahjo Dirgantoro, CEO of PT. Rajawali Adikarya