Dalam dunia bisnis modern, perusahaan menggunakan berbagai teknologi untuk membantu meningkatkan efisiensi operasional. Salah satu solusi yang banyak digunakan adalah Enterprise Resource Planning (ERP), yaitu sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dan data perusahaan dalam satu platform.
Dengan ERP, proses seperti keuangan, penjualan, pembelian, persediaan, produksi, hingga distribusi dapat dikelola secara lebih terstruktur dan terintegrasi.
Namun, dalam praktiknya, perusahaan juga tetap menggunakan berbagai tools pendukung seperti Excel, spreadsheet, aplikasi analisis, atau platform kolaborasi lainnya.
Kondisi ini merupakan hal yang wajar.
Setiap tools memiliki fungsi dan keunggulannya masing-masing. Tantangan bagi perusahaan bukanlah menghilangkan seluruh tools di luar ERP, melainkan memastikan bahwa penggunaannya tetap terarah dan tidak menciptakan sistem data yang berjalan secara terpisah.
Di sinilah konsep shadow system menjadi penting untuk dipahami.
Apa Itu Shadow System?
Shadow system adalah sistem, aplikasi, atau tools yang digunakan di luar sistem utama perusahaan untuk membantu menyelesaikan kebutuhan tertentu.
Dalam konteks ERP, contohnya dapat berupa:
- Excel untuk melakukan analisis tambahan.
- Spreadsheet untuk membuat perencanaan kerja.
- Tools visualisasi untuk menyajikan data.
- Aplikasi kolaborasi untuk komunikasi antar-tim.
- Sistem pendukung yang digunakan untuk kebutuhan khusus suatu departemen.
Namun, istilah shadow system tidak selalu berarti sesuatu yang negatif.
Dalam banyak kasus, penggunaan tools tambahan dapat membantu karyawan bekerja lebih fleksibel dan produktif.
Yang menjadi perhatian adalah ketika tools tersebut mulai digunakan untuk mengelola proses atau data penting tanpa adanya integrasi, kontrol, dan tata kelola yang jelas.
ERP sebagai Fondasi Utama Operasional
ERP dirancang untuk menjadi sistem utama yang mengelola proses bisnis dan data inti perusahaan.
Sebagai contoh, data seperti:
- Customer.
- Supplier.
- Produk.
- Persediaan.
- Transaksi penjualan.
- Transaksi pembelian.
- Keuangan.
idealnya memiliki sumber data utama yang jelas dan terkontrol. Dengan adanya satu sistem utama, perusahaan dapat mengurangi risiko perbedaan data antar-departemen dan meningkatkan visibilitas terhadap proses bisnis secara menyeluruh. Sementara itu, tools seperti Excel dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan tambahan, misalnya melakukan analisis, simulasi, atau pengolahan data untuk kebutuhan tertentu.
Dengan kata lain, ERP dan tools pendukung tidak harus saling menggantikan. Keduanya dapat saling melengkapi.
Mengapa Karyawan Tetap Menggunakan Excel?
1. Setiap Tools Memiliki Fungsi yang Berbeda
ERP dan Excel dirancang dengan tujuan yang berbeda. ERP berfokus pada integrasi proses bisnis, pengelolaan data, kontrol, serta konsistensi operasional. Sementara itu, Excel memiliki fleksibilitas yang tinggi untuk melakukan analisis dan simulasi.
Contohnya, sebuah perusahaan dapat menggunakan ERP sebagai sumber utama data penjualan. Kemudian, data tersebut digunakan dalam Excel untuk membuat simulasi skenario atau analisis khusus.
Dalam kondisi seperti ini, Excel tidak menggantikan ERP. Excel berfungsi sebagai alat pendukung analisis.
2. Kebutuhan Bisnis Tidak Selalu Bersifat Standar
Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda. Bahkan dalam satu perusahaan, setiap departemen dapat memiliki kebutuhan analisis yang berbeda-beda. ERP menyediakan struktur dan proses yang terintegrasi untuk mendukung operasional perusahaan. Namun, pengguna juga dapat membutuhkan fleksibilitas tambahan untuk melakukan eksplorasi data atau analisis tertentu.
Hal ini merupakan salah satu alasan mengapa perusahaan tetap menggunakan berbagai tools pendukung. Yang penting adalah memastikan bahwa data utama tetap berasal dari sumber yang terpercaya.
3. Pengguna Membutuhkan Fleksibilitas dalam Analisis
ERP membantu perusahaan mengelola proses bisnis secara terstruktur. Namun, ketika melakukan analisis, pengguna mungkin ingin mencoba berbagai skenario.
Misalnya:
- Bagaimana jika jumlah permintaan meningkat?
- Bagaimana dampak perubahan harga?
- Bagaimana proyeksi persediaan dalam beberapa bulan ke depan?
Untuk kebutuhan seperti ini, Excel atau tools analisis lainnya dapat memberikan fleksibilitas tambahan. Data utama tetap dikelola melalui ERP, sedangkan analisis tambahan dapat dilakukan menggunakan tools yang sesuai dengan kebutuhan.
Kapan Shadow System Mulai Menjadi Tantangan?
Penggunaan tools tambahan menjadi tantangan ketika sistem tersebut mulai berfungsi sebagai sumber data utama yang tidak terhubung dengan sistem perusahaan. Misalnya, sebuah proses penting hanya dapat dilakukan melalui satu file Excel yang dikelola oleh satu orang. Atau, data yang digunakan oleh suatu departemen tidak lagi mengacu pada data utama di ERP. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan dapat menghadapi beberapa risiko.
Perbedaan Data
Data yang berasal dari berbagai sumber dapat memiliki nilai yang berbeda. Hal ini dapat menyulitkan perusahaan ketika harus menentukan data mana yang menjadi acuan.
Ketergantungan pada Individu
Jika suatu proses hanya dipahami oleh satu orang yang mengelola spreadsheet atau sistem tertentu, proses tersebut dapat terganggu ketika orang tersebut tidak tersedia.
Kurangnya Visibilitas
Data yang dikelola di luar sistem utama dapat menyulitkan departemen lain untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Risiko Keamanan
Data perusahaan yang disimpan di berbagai tempat tanpa pengelolaan yang jelas dapat meningkatkan risiko akses yang tidak sesuai.
Bukan Tentang Menghapus Excel
Penting untuk dipahami bahwa membangun sistem ERP bukan berarti perusahaan harus menghapus seluruh tools lain yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Tujuan utama implementasi ERP bukanlah membuat semua aktivitas hanya dapat dilakukan dalam satu aplikasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa proses bisnis dan data utama perusahaan memiliki fondasi yang terintegrasi, terstruktur, dan dapat dipercaya.
Dalam ekosistem teknologi perusahaan, setiap tools dapat memiliki peran yang berbeda. ERP dapat menjadi pusat pengelolaan proses dan data utama. Tools analisis dapat membantu pengguna memahami informasi dengan lebih mendalam. Platform kolaborasi dapat membantu komunikasi dan koordinasi. Sistem pendukung dapat membantu kebutuhan khusus tertentu.
Yang terpenting adalah setiap tools memiliki fungsi yang jelas dan tetap mengikuti tata kelola teknologi perusahaan.
Membangun Ekosistem yang Terintegrasi
Untuk mengelola penggunaan berbagai tools dengan baik, perusahaan perlu memiliki beberapa prinsip dasar.
1. Tentukan Sumber Data Utama
Perusahaan perlu menentukan data mana yang menjadi sumber utama. Sebagai contoh, data transaksi penjualan dan persediaan sebaiknya memiliki sumber yang jelas di dalam sistem utama perusahaan. Tools lain dapat menggunakan data tersebut untuk kebutuhan analisis tambahan.
2. Bedakan Data Operasional dan Data Analisis
Data operasional digunakan untuk menjalankan proses bisnis. Sementara itu, data analisis digunakan untuk membantu memahami kondisi bisnis dan mendukung pengambilan keputusan. Keduanya memiliki kebutuhan yang berbeda.
Dengan membedakan fungsi tersebut, perusahaan dapat tetap memberikan fleksibilitas kepada pengguna tanpa mengorbankan konsistensi data operasional.
3. Evaluasi Kebutuhan Pengguna Secara Berkala
Kebutuhan bisnis dapat berubah seiring waktu. Sebuah proses yang sebelumnya cukup dilakukan menggunakan spreadsheet mungkin pada akhirnya menjadi bagian penting dari operasional perusahaan.
Ketika hal tersebut terjadi, perusahaan dapat mengevaluasi apakah proses tersebut perlu diintegrasikan atau dikembangkan lebih lanjut dalam ekosistem sistem yang digunakan.
ERP dan Tools Pendukung: Bukan Persaingan, Melainkan Kolaborasi
Pada akhirnya, keberadaan ERP dan tools tambahan tidak harus dilihat sebagai sebuah persaingan. ERP berperan sebagai fondasi yang membantu perusahaan mengintegrasikan proses dan data. Sementara itu, tools lain dapat memberikan fleksibilitas untuk kebutuhan tertentu. Keduanya dapat bekerja bersama selama perusahaan memiliki tata kelola yang jelas.
Pertanyaan yang perlu diajukan bukan:
“Bagaimana cara menghilangkan semua tools di luar ERP?”
Melainkan:
“Bagaimana setiap tools dapat digunakan pada fungsi yang tepat tanpa mengganggu integritas data dan proses utama perusahaan?”
Kesimpulan
Penggunaan Excel atau tools lain setelah perusahaan memiliki ERP bukanlah sesuatu yang secara otomatis menunjukkan bahwa sistem ERP tidak digunakan dengan baik. Dalam banyak situasi, tools tersebut justru dapat memberikan fleksibilitas tambahan untuk kebutuhan analisis, perencanaan, dan produktivitas.
Tantangannya adalah memastikan bahwa tools tersebut tetap menjadi bagian dari ekosistem teknologi yang terkelola dengan baik. ERP dapat berperan sebagai fondasi utama untuk mengelola proses dan data bisnis, sementara tools pendukung dapat membantu memenuhi kebutuhan spesifik pengguna.
Dengan pembagian fungsi yang jelas, perusahaan dapat memperoleh manfaat dari integrasi ERP sekaligus tetap mempertahankan fleksibilitas yang dibutuhkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari. Karena pada akhirnya, tujuan teknologi bukanlah membatasi cara perusahaan bekerja.
Tujuan teknologi adalah membantu perusahaan bekerja dengan lebih terintegrasi, terinformasi, dan efektif.
Implementor ERP di Indonesia, Epicor Indonesia, Epicor Implementer, Epicor Implementation, Rajawali Adikarya, Partner Resmi Epicor ERP Indonesia, Ellipse ERP, HRM Software Application, HCM Software Application, Syspro Implementer, Syspro Indonesia, Small Medium ERP Implementer, General Construction Software, EPC Software Application, EPC QAD, Distribusi elektronik Oracle, Distribusi Elektronik QAD, Distribusi elektronik SAP, Distribusi medical devices SAP, Industri Makanan Minuman Oracle, Industri Makanan Minuman SAP, QAD EPC, QAD ERP Indonesia, QAD distribusi elektronik, QAD Elektronik,