Banyak pelaku UKM masih ragu ketika mendengar istilah ERP (Enterprise Resource Planning). Wajar saja, karena sistem ini sering diasosiasikan dengan perusahaan besar, investasi mahal, dan proses implementasi yang rumit. Padahal, di era digital seperti sekarang, ERP bukan lagi sebuah “kemewahan” yang hanya bisa diakses korporasi besar. Justru, UKM yang ingin tumbuh dan bersaing perlu mempertimbangkan ERP sebagai pondasi manajemen bisnis yang lebih modern.
Namun, ada satu catatan penting: implementasi ERP tidak bisa dilakukan asal-asalan. Tanpa strategi yang tepat, sistem bisa menjadi beban, bukan solusi. Lalu, bagaimana caranya agar UKM bisa sukses dalam mengadopsi ERP? Yuk disimak langkah berikut :
1. Mulailah dari Kebutuhan Nyata, Bukan Tren
Sukses implementasi ERP dimulai dengan satu pertanyaan sederhana: “Masalah apa yang ingin saya selesaikan?”
Apakah sering kehabisan stok karena inventori tidak terkontrol? Apakah laporan keuangan selalu terlambat dan berantakan? Atau sulit memantau penjualan dari cabang berbeda?
Dengan memahami kebutuhan inti, UKM bisa menentukan modul ERP mana yang paling prioritas. ERP bukan hanya software canggih, tapi alat untuk menjawab kebutuhan nyata bisnis sehari-hari.
2. Pilih Solusi yang Tepat untuk Skala UKM
Kesalahan umum yang sering terjadi adalah memilih ERP terlalu besar dan kompleks. Hasilnya? Sistem jadi sulit digunakan, biaya membengkak, dan karyawan kewalahan.
Bagi UKM, kuncinya adalah kesederhanaan dan fleksibilitas. Cloud ERP, misalnya, bisa menjadi pilihan bijak karena tidak memerlukan infrastruktur server mahal, bisa diakses kapan pun, dan skalanya dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis.
3. Libatkan Tim, Jangan Hanya IT
ERP bukan proyek teknologi semata, tapi proyek transformasi bisnis. Oleh karena itu, kesuksesan implementasi harus melibatkan semua pihak, mulai dari keuangan, operasional, hingga HR.
Bentuklah tim kecil yang memahami alur kerja sehari-hari, dengan cara ini transisi akan lebih mulus karena ada dukungan langsung dari orang-orang yang terlibat dalam proses inti bisnis.
4. Rencanakan Implementasi Secara Bertahap
Banyak UKM gagal karena ingin langsung “all-in” dalam sekali jalan. Padahal, pendekatan bertahap jauh lebih aman. Misalnya, mulailah dari modul akuntansi, lalu lanjutkan ke inventori, dan berikutnya ke manajemen SDM.
Dengan cara ini, karyawan punya waktu untuk beradaptasi, manajemen bisa mengukur manfaat setiap modul, dan risiko gangguan operasional dapat ditekan seminimal mungkin.
5. Fokus pada Pelatihan dan Perubahan Budaya
Sistem secanggih apa pun tidak akan berguna jika penggunanya tidak menguasai. Di sinilah pelatihan berperan penting. Edukasi karyawan tentang bagaimana ERP mempermudah pekerjaan mereka, bukan menambah beban.
Selain keterampilan teknis, perlu juga ada perubahan budaya kerja. ERP membawa transparansi dan kedisiplinan, sehingga karyawan harus siap bekerja dengan data yang lebih terbuka dan terukur.
6. Lakukan Uji Coba, Evaluasi, dan Perbaikan
Sebelum sistem benar-benar digunakan secara penuh, lakukan uji coba. Periksa apakah laporan sudah sesuai, data tersinkronisasi dengan benar, dan tidak ada hambatan besar. Dari hasil uji coba ini, lakukan evaluasi dan perbaikan sebelum ERP dijalankan secara menyeluruh.
7. Jadikan ERP Sebagai Proses yang Berkelanjutan
Implementasi ERP bukan proyek sekali jadi. Justru, sistem ini harus terus berkembang seiring pertumbuhan UKM. Evaluasi rutin perlu dilakukan, apakah ada modul baru yang dibutuhkan? Apakah proses bisnis sudah lebih efisien?
Dengan mindset ini, ERP bukan hanya sekadar software, melainkan mitra jangka panjang dalam perjalanan bisnis.
Studi Kasus Nyata: UKM Konveksi Necko-Necko (Sukoharjo, Jawa Tengah)
Salah satu contoh nyata di Indonesia datang dari UKM Konveksi Necko-Necko yang berlokasi di Sukoharjo, Jawa Tengah. UKM ini bergerak di bidang produksi pakaian seperti kaos, polo shirt, dan sablon.
Awalnya, Necko-Necko menghadapi kendala dalam pencatatan produksi, pengelolaan stok, hingga pelaporan penjualan. Semua masih dilakukan secara manual sehingga data sering tidak sinkron.
Melalui penelitian yang dilakukan di Universitas Muhammadiyah Surakarta, UKM ini kemudian mencoba mengadopsi sistem ERP berbasis WebERP. Modul yang dikembangkan mencakup manajemen inventori, produksi, dan penjualan.
Hasilnya, alur bisnis menjadi lebih terstruktur. Data produksi dan stok bisa dilacak dengan lebih rapi, sehingga manajemen tidak lagi kesulitan memantau proses dari bahan baku hingga produk jadi. ERP juga membantu mempercepat akses informasi bagi pemilik usaha untuk mengambil keputusan.
👉 Referensi: Eprints Universitas Muhammadiyah Surakarta
Kesimpulan
Implementasi ERP di UKM memang penuh tantangan, mulai dari biaya, adaptasi karyawan, hingga perubahan cara kerja. Tetapi dengan perencanaan matang, pemilihan solusi yang sesuai skala, serta komitmen dari seluruh tim, ERP bisa menjadi kunci sukses yang membawa UKM naik kelas.
Bagi UKM, kesuksesan ERP bukan hanya soal teknologi, tapi soal keberanian untuk berubah, beradaptasi, dan memanfaatkan data sebagai bahan bakar pertumbuhan. Studi kasus seperti Konveksi Necko-Necko menunjukkan bahwa ERP bukan lagi monopoli perusahaan besar, melainkan juga bisa menjadi solusi nyata bagi UKM di Indonesia.
Implementor ERP di Indonesia Epicor Indonesia Epicor Implementer Epicor Implementation SAP distribusi elektronik SAP distribusi medical devices SAP Industri Makanan Minuman SAP Logam Machinery ERP distribusi medical devices ERP Logam Machinery Microsoft Dynamic distribusi elektronik Microsoft Dynamics Industri Makanan Minuman Oracle distribusi elektronik Oracle distribusi medical devices Oracle Logam Machinery Financial Planing & Budgeting Software Financial Budget Planing Application Financial Consolidation Software Financial Consolidation Application EAM Implementation EAM Implementer MAXIMO Implementation MAXIMO Implementer
Kontributor : Muhammad Faris, Digital Creative & General Affair of PT Rajawali Adikarya