Tepat pada hari Selasa 8 Januari 2019, proyek Implementasi ERP Epicor 10.2 di PT Cibaliung Sumberdaya (CSD) sudah masuk pada tahapan Go-Live sistem, yang ditandai dengan pelaksanaan Ceremony Go-Live yang bertempat di Ruang Meeting Besar Site Office CSD. Berdasarkan kondisi tersebut maka sistem Epicor sudah mulai dapat digunakan secara operasional input data harian untuk seluruh bidang (area biisnis) yang diimplementasikan yaitu
- Finance & Accounting,
- Supply Chain,
- Human Capital Management,
- Maintenance Management,
- Production Mining,
- Production Manufacture (Plant Processing)
- serta solusi spesifik untuk industri pertambangan (mining industry), yaitu transaksi Issue Requisition (IR) dan Fuel Management.
Penerapan sistem Epicor sebagai pengganti sistem Ellipse sebelumnya juga sesuai dengan target yang dicanangkan diawal project, yaitu diberikannya nilai tambah atas penerapan sistem serta diberlakukannya beberapa process improvement setelah sistem Epicor berjalan secara operasional, dimana didalamnya terdapat beberapa prosedur dan kebijakan baru yang diterapkan, serta rencana kerja penerapan Epicor secara optimal dan target month end closing yang diharapkan lebih akurat dan efektif dalam pelaksanaannya sehinga mendukung optimalisasi proses bisnis, serta meningkatkan efektivitas dan produktifitas kerja.
Acara peresmian Go-Live Epicor ERP ini dihadiri oleh Direktur Keuangan PT CSD (Bpk Darnoto), yang sekaligus sebagai project sponsor dari pihak CSD, Direktur Operasi PT CSD (Bpk Rustaman), General Manager PT CSD (Bpk Gusti Era Setiawan), Jajaran Manager PT CSD, Jajaran Superintendent PT CSD, Project Sponsor RAK (Bpk Tjahjo Dirgantoro), Project Management dari kedua pihak (CSD dan RAK), Key User CSD, serta seluruh team project dari kedua pihak, CSD dan RAK.
Agenda pada kegiatan tersebut adalah sambutan dari perwakilan Key User, yang dalalm hal ini diwakili oleh Bapak Gunawan, selaku Key User Accounting yang juga sebagai Superintendent Akuntansi & Asset PT CSD, kemudian sambutan dari Project Sponsor RAK, dilanjutkan dengan pemaparan mengenai Go-Live Sistem Epicor oleh PM RAK, dan kemudian acara ditutup dengan peresmian dan arahan dari Direktur Keuangan PT CSD yang sekaligus Project Sponsor dari pihak CSD.
PM RAK memaparkan dan melaporkan mengenai progress project secara keseluruhan, kesiapan Go-live dan pencapaian project, achievement dan improvement yang sudah dihasilkan dari kegiatan implementasi Epicor, mekanisme Go-Live Epicor beserta pelaksanaan Go-Live Support, continuous improvement, penerapan change management, serta rencana kegiatan lanjutan berikutnya. Informasi penting yang disampaikan adalah mengenai sudah dicapainya beberapa process improvement dan akan diterapkan setelah Go-Live Epicor, prosedur dan kebijakan baru yang diterapkan, serta rencana kerja penerapan Epicor secara optimal dan target month end closing yang diharapkan lebih akurat dan efektif dalam pelaksanaannya, agar mencapai tujuan optimalisasi Operation Control dan Cost Control.
Pada kesempatan tersebut, disampaikan apresiasi yaang tinggi kepada team project yang bekerjasama dan bersinergi dengan sangat baik sehingga dapat mencapai target Go-Live sistem Epicor. Serta disampaikan juga arahan strategis oleh Direktur Keuangan PT CSD terkait dengan penggunaan sistem Epicor yang baru, yang bagaimanapun merupakan tools (alat bantu) bekerja secara operasional, dimana informasi serta hasil yang baik yang akan dikeluarkan oleh sistem Epicor akan sangat dipengaruhi oleh baiknya, maksimalnya, serta disiplinnya user didalam menggunakan sistem Epicor. Sedikit atau banyak, perubahan cara bekerja juga harus dilakukan menyesuaikan dengan fungsionalitas sistem dan proses bisnis yang baru, yang tujuannya menghasilkan output yang akurat dengan proses bekerja yang efektif.
Disampaikan juga apresiasi yang tinggi kepada team project yang telah bekerja keras, bekerjasama dan bersinergi dengan sangat baik serta semua upaya yang luar biasa sehingga dapat mencapai target Go-Live sistem Epicor di Tahap 1 ini. Terima kasih untuk semua pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai bentuk kepada kami (khususnya Manajemen CSD), sehingga diharapkan tujuan utama juga dapat tercapai dengan baik.
Dengan sudah Go-Live nya sistem Epicor di CSD, dengan demikian sudah efektif pula penerapan Epicor secara operasional di lingkungan seluruh area bisnis di seluruh Departemen di CSD. Sebagai sarana untuk mengawal kegiatan pengoperasian sistem Epicor oleh user, akan dilakukan kegiatan Go-Live Support yang bertujuan untuk memastikan seluruh User dapat mengoperasikan sistem Epicor dengan baik sesuai prosedur yang berlaku serta memastikan sistem dipergunakan dengan disiplin agar tujuan penggunaan Epicor dapat tercapai. Berikut kegiatan utama yang dilakukan pada saat Go-Live Support:
- System Administration
- Issues Handling
- Epicor Operation Handling
- Business Process Monitoring
- User Competencies
Sebagai sarana untuk bisa mencapai target pelaksanaan month-end closing lebih cepat, selain data operasional yang sudah masuk secara tepat waktu, lebih lanjut diperlukan juga proses review dan analisa data operasional tersebut secara harian oleh para penanggungajawab data dan transaksi di masing-masing Departemen. Hal ini untuk menghindari menumpuknya seluruh proses di akhir bulan, yang akan membuat proses menjadi lebih lama. Selanjutnya, untuk dapat mengendalikan dan memonitor kegiatan tersebut secara terstruktur, diperlukan proses evaluasi secara reguler atas hasil review dan analisa data yang sudah dilakukan, kepada para pihak yang terkait, serta manajemen proyek.
Diharapkan hal ini menjadi sesuatu yang positif untuk menunjang proses bisnis dan kemajuan di CSD ini.