PT Tunas Ridean Tbk, Budget Planning & Balance ScoreCard (BSC) Implementation Go-Live using MAXICO

Sebagai salah satu ruang lingkup utama project di TUNAS Group (Epicor Implemention, Interface Front-Line Apps, Financial Consolidation (MAXICO) Implementation, dan Budget Planning (MAXIBU) Implementation), kegiatan phase 2 – Implementasi Budget Planning & Balance ScoreCard (BSC) di PT Tunas Ridean, Tbk – sudah mencapai tahap Go-Live, pada Selasa, 11 Oktober 2016. Acara go-live ini diadakan bersamaan dengan kick-off dari Tunas Planning Budgeting 2017. Kegiatan Go-Live ini tersebut dihadiri oleh Direktur Keuangan, Direktur General Affair, GM Acconting, GM IT dan semua COO dari semua Unit Bisnis di Tunas.

Sebagaimana tujuan utama Project Phase 2, semenjak Go-Live, TUNAS telah resmi mulai menggunakan sistem Enterprise Budgeting System baru menggunakan aplikasi MAXIBU sebagai tools yang sangat powerful untuk mengelola dan memproses kegiatan Planning & Budgeting mereka.

Epicor. Epicor Indonesia. Epicor Implementor. ERP Indonesia. ERP Small Medium. ERP Implementor. Small Medium ERP. Small Medium ERP Software. Small Medium ERP Implementor. ERP Implementer. ERP Implementation. Epicor Implementer. Epicor Implementation. Small Medium ERP Implementer. Small Medium ERP Implementation. ERP Manufacturing Software. ERP Manufacturing Systems. ERP for Manufacturing. ERP for Manufacturing Industry. ERP Distribution Software. ERP Distribution Systems. ERP for Distribution. ERP in Distributon. ERP for Distribution Industry. ERP Financial Software. ERP Financial Systems. ERP for Financial. ERP in Financial. ERP for Financial Industry. ERP EPC Software. ERP EPC Systems. ERP for EPC Companies. ERP for EPC Industry. ERP Solution for EPC Companies. Budget Planning. E-Budgeting. Financial Consolidation Software. SAP Indonesia. SAP Implementor. SAP Implementer. SAP Implementation. SAP ERP.

Implementasi Epicor Planning Budgeting ini bertujuan untuk membangun suatu aplikasi Budgeting yang seragam di setiap perusahaan (Unit Bisnis) dan terintegrasi dengan fungsi Activity Plan Balance Scorecard dipergunakan di seluruh anak perusahaan TUNAS saat ini. Menariknya, dalam penerapan Budget Planning (MAXIBU) di TUNAS Group adalah diintegrasikannya fungsi Budgeting dengan proses Planning yang menggunakan sistem Balance Score Card (BSC), sehingga terdapat sejumlah kondisi spesifik yang harus diakomodir khususnya dalam proses perencanaan (planning) dan penganggaran(budgeting) di MAXIBU. Proses input data planning (Activity Plan – BSC) dilakukan oleh seluruh Cabang dari masing-masing Unit Bisnis (Anak Perusahaan) di TUNAS Group. Dengan kondisi seperti ini maka Team Budget lebih banyak berperan sebagai koordinator dan analisator (budget analysis) yang berfungsi untuk mengkoordinir dan mengawasi akurasi atas seluruh data activity plan yang terbentuk secara otomatis dalam sistem, yang bertujuan untuk menjamin proses budgeting dapat dilakukan dengan cepat, konsisten, akurat dan handal.

Terdapat perubahan cara kerja Team Budget, dari yang sebelumnya lebih banyak mengerjakan proses secara manual (Ms Excel) untuk melakukan pengumpulan dan penggabungan data planning berdasarkan Activity Plan yang berasal dari Operation (Unit Bisnis) menjadi system based. Perubahan ini juga terjadi di pihak Operation (Unit Bisnis) sebagai pihak yang melakukab input data Activity Plan, yang dilakukan dari seluruh cabang yang ada di masing-masing Unit Bisnis, sebelum data planning tersebut di-submit ke team Budget Tunas (Holding). Keseluruhan proses perencanaan (planning) dan penganggaran(budgeting) dapat dilakukan lebih mudah (simplified), baik untuk budget versi Jardine, yang prosesnya dimulai dari bulan Juni sampai September, maupun budget versi Internal, yang prosesnya dimulai dari bulan Oktober sampai Desember. Dengan proses planning budgeting ini seluruhnya menggunakan sistem yang terintegrasi, maka tidak ada lagi proses pengumpulan data secara manual dari Operation menggunakan Ms Excel dan pengolahan data secara manual. Sehingga dengan demikian akhir dari proses sampai dengan dihasilkannya budget final, baik untuk versi Jardine maupun versi Internal, dapat dimasukkan ke dalam sistem Epicor tanpa ada proses tambahan dan manual lainnya.. Lama waktu proses sangat bergantung dari kecepatan operation / divisi dalam menyusun Activity Plan.

Fungsi dari Activity Plan yang merupakan level terkecil dari Balance Scorecard (BSC) adalah menunjukkan rencana kegiatan dari seluruh Unit Bisnis atau Divisi sebagai bagian dari rencana budget tahun berikutnya. Activity Plan ini secara otomatis terhubung dengan Account Code (Chart of Account) yang terdapat pada sistem ERP Epicor. Proses pencatatan activity plan (itemize planning) yang terintegrasi dengan fungsi-fungsi lain, khususnya Chart of Account memungkinkan analisa atas budget (budget) biaya dan pendapatan berbasis klasifikasi per jenis kendaraan dapat dilakukan dengan akurat.

Dengan diterapkannya sistem Planning Budgeting yang terintegrasi dengan Activity Plan BSC maka dapat mengakomodir proses planning budgeting secara komprehensif. Pencatatan Activity Plan dapat dilakukan secara langsung melalui mekanisme yang tersedia pada aplikasi Budgeting, dimana didalamnya sudah terdapat daftar activity plan yang sudah didaftarkan sebelumnya sebagai master data. Selain itu, mekanisme kompilasi dan approval atas data Activity Plan yang sudah dimasukkan di masing-masing cabang dalam satu Unit Bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan otomatis. Keseluruhan data pendukung proses input data, tersimpan dalam master data lainnya (selain Activity Plan) untuk keperluan review online dan penyusunan laporan budget. Hal ini dapat membuat konsistensi data terjaga dengan baik, menghilangkan proses manual Excel, dan mempercepat berlangsungnya proses secara keseluruhan.

Laporan budget, baik yang digunakan baik sebagai laporan untuk pendukung proses maupun laporan yang digunakan untuk disajikan kepada management, yang memberikan gambaran dari bisnis atau kondisi keuangan perusahaan tahun budget berikutnya. Laporan yang terkait budget ini dapat dengan mudah dihasilkan, tanpa perlu dilakukan secara manual, karena template reportnya sudah dibangun di dalam sistem Epicor Planning Budgeting ini, dan dapat digunakan oleh Team Budget sebagai alat pelaporan kepada manajemen TUNAS dalam menilai posisi dan proyeksi operasi perusahaan di tahun berikutnya.

Dengan diterapkannya module Planning Budgeting di sistem Epicor yang diintegrasikan dengan Balance Scorecard, maka semua perusahaan di TUNAS sudah menggunakan satu aplikasi Planning dan Budgeting yang sama, baik dari Operation (Unit Bisnis) sebagai pihak yang menginisiasi rencana kegiatan dan penganggarandi tahun berikutnya, maupun Team Budget (Tunas Holding) sebagai pihak pengoordinir, penyusun dan pengelola kegiatan budgeting sampai dihasilkannya budget final dengan lebih terpadu, cepat dan akurat. Selain itu, manfaat lain yang diperoleh bagi TUNAS adalah sebagai berikut:

Penyusunan budget dari semua Unit Bisnis dan Divisi (HO) dilakukan secara online.
Semua pihak Operation (Unit Bisnis) menggunakan sistem yang sama dan terintegrasi yaitu aplikasi Epicor Planning Budgeting, sehingga proses planning dan budgeting konsolidasi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
Seluruh proses pencatatan Activity Plan yang berasal dari masing-masing cabang dari seluruh Unit Bisnis langsung dilakukan secara otomatis.
Team Budget berperan lebih dalam hal proses review dan monitoring item planning (activity plan) dari Unit Binsis yang sudah masuk ke Epicor dan memprosesnya lebih lanjut terkait budgeting, budget consol, dan laporan-laporan terkait lainnya.
Meningkatkan akurasi data
Meminimalisir proses manual dan clerical yang selama ini terjadi, khususnya pada proses pengumpulan dan penggabungan data activity plan dari pihak Operation karena proses dilakukan secara otomatis atas setiap data yang sudah diinput.
Histori data tersimpan dengan rapi dan bisa disimpan untuk waktu yang lama tanpa takut adanya kerusakan dengan adanya mekanisme Backup System.